Règlement Village associatif 2017

 

REGLEMENT

VILLAGE ASSOCIATIF 

CAMPUS EN FETE 14 septembre 2017

 

PREAMBULE :

Le village associatif de Campus En Fête est organisé par l’association étudiante SEVE (Savoirs Emancipation Vie Etudiante), gestionnaire de l’Espace Vie Etudiante. Il aura lieu le jeudi 14 septembre 2017 de 10h à 18h autour de EVE. Une solution de repli en cas de pluie est anticipée.

 

L’enjeu du “village asso” est :

  • d’encourager l’engagement bénévole étudiant au sein d’associations du campus et de l’agglomération
  • d’être un temps et un lieu de rencontres permettant aux associations de mieux se connaître entre elles et de se faire connaître du grand public.
  • de favoriser la mise en place d’initiatives inter associatives

 

Le village asso a lieu tous les ans. Son accès est gratuit, libre et ouvert à tous.tes.

SEVE se réserve toutefois la possibilité de modifier la date, les horaires d’ouverture ou le lieu du Village associatif si nécessaire. Elle peut également annuler cette manifestation dans tous les cas reconnus de force majeure.

 

 

ARTICLE 1 : CONDITIONS D’INSCRIPTION ET DE PARTICIPATION

 

Le village asso est ouvert aux associations régies par la loi de 1901..
Peuvent y participer les associations sociales, culturelles, sportives, d’engagement et de défense des droits, de filière, d’entraide et d’information, des échanges internationaux et de l’humanitaire… En revanche, les associations à caractère  politique ne peuvent s’inscrire dans le cadre du Village associatif.

 

Le village asso réunit principalement des associations évoluant sur les territoires des campus universitaires. Les associations de l’agglomération non « étudiantes » (dont plus de la moitié des adhérents sont étudiants) sont les bienvenues dans la limite des places disponibles.
Il appartient à SEVE fixer le nombre et la liste des associations répondant aux critères définis dans cet article.

 

Le Village peut accueillir des associations se positionnant sur des activités similaires.

 

Les partenaires de la vie universitaire de l’association SEVE peuvent être amenés à bénéficier d’un espace sur le Village asso.

 

Pour participer, chaque association doit s’inscrire via l’espace membre du site internet eve-grenoble.fr. et cocher la case « j’accepte le règlement intérieur du Village asso » qui  vaudra pour accord du présent règlement.

En cas de nombre de demandes plus important que de places disponibles, priorité sera donné aux associations étudiantes.

Les inscriptions se font à titre gratuit. L’entrée des visiteurs est également gratuite.

Les associations peuvent demander à s’inscrire avant le 29 août 2017. Passé cette date, de nouvelles places pourront être attribuées aux associations « retardataires » en fonction des places restant à pourvoir sur le village.

 

ARTICLE 2 : COMMUNICATION DE L’EVENEMENT

 

SEVE assure la promotion de la manifestation grâce à des supports dédiés (notamment les réseaux sociaux), mais ne peut prendre en charge individuellement celle des associations.

 

ARTICLE 3 : INSTALLATION

 

L’installation des stands se fera le Jour J à partir de 8h.
Elle nécessite la participation de chacune des associations, l’association SEVE ne bénéficiant pas de service logistique dédié.
La personne responsable du lien entre l’association demandeuse et les organisateur.trice.s s’assurera d’avoir au moins une personne de l’association pour participer à l’installation et à la désinstallation du village associatif, en début de journée (8h) et à la fin de l’évènement (18h).
SEVE met à la disposition des associations, dans la mesure de ses possibilités, des stands équipés du matériel suivant :

  • une grille, une demi grande table et un banc partagés avec une autre association.

Chaque association se retrouve sous une tente thématique avec d’autres associations.

 

Les emplacements sont déterminés au préalable par l’association SEVE en accord avec la Direction de l’Aménagement Durable, dans le respect des normes de sécurité.

L’affectation des stands est réalisée par SEVE et reste inchangée pendant la durée du village. Aucune demande de changement de stand ne pourra être prise en considération au delà du 4 septembre.

Sauf accord préalable de SEVE, aucune association ne peut mettre son stand à disposition d’une autre association, partager ou échanger tout ou partie de son stand

Les associations prennent possession de leur stand le jour de la manifestation, à l’heure indiquée par les organisateurs.
Leur installation devra être terminée à l’heure de l’ouverture officielle au public.

L’aménagement intérieur des stands est à la charge des associations. Tout affichage à caractère politique est interdit.

 

En cas de repli à l’intérieur du bâtiment EVE, chaque association doit respecter les règles de sécurité relatives aux risques d’incendie et de panique dans les établissements recevant du public. (Arrêtés du 25 juin 1980 et du 18 novembre 1987).

 

Connexion WIFI : L’association peut obtenir une connexion Wifi le jour J.

 

ARTICLE 4 : ANIMATIONS

 

Les associations sont conviées à animer leurs stands par des expositions, des vidéos (le matériel est à la charge de l’association), ou autres animations…

Elles s’interdisent toute activité de nature à gêner les autres exposant.e.s ou le public.

Les associations souhaitant proposer des animations nécessitant des conditions particulières d’installation doivent en faire la demande lorsqu’elles effectuent leur demande d’inscription au Village asso.  (article 2 du présent règlement).

Pour rappel, les « grosses animations » en dehors du Village à l’occasion de l’événement UGA c’est party, doivent faire l’objet d’une demande séparée auprès de l’Unversité grenoble Alpes (univ-grenole-alpes.fr).

 

          ARTICLE 5 : REGLEMENTATION

 

Il est formellement interdit de vendre des objets, des gadgets, des boissons ou toute autre marchandise. En cas de non-respect, les organisateurs du Village procèderont à l’exclusion de l’association contrevenante. Seuls sont autorisés les règlements de leurs cotisations aux associations.

Cependant, dans des cas particuliers, les associations peuvent être autorisées, sur demande préalable auprès de SEVE, à vendre des produits dérivés de leurs activités dans la mesure où celles-ci prennent part à l’animation générale du Village.

 

ARTICLE 6 : SECURITE – ASSURANCE

 

Les associations veillent à ce que leur installation et leurs animations n’entraînent pas de risques pour le public.

L’utilisation de toute matière inflammable est strictement interdite.

Les associations doivent être en mesure de fournir une attestation de leur assurance responsabilité civile.

Elles ne peuvent se retourner contre SEVE en cas de vol ou de dégradation.

 

        ARTICLE 7 : DIFFUSION D’INFORMATIONS

 

Toute association peut distribuer sur son stand, dans l’emplacement qu’elle occupe, des informations à l’aide de brochures, programmes, affiches, photographies, vidéos … sous réserve que cette communication soit cohérente avec l’activité de l’association et respecte le principe de laïcité.
La promotion des idées des associations invitées doit se faire de manière bienveillante, dans un esprit de solidarité et dans un respect général et républicain.
Les associations veilleront à ne diffuser sur leur stand aucune information à caractère prosélyte, partisan, discriminatoire, raciste ou sexiste.

 

ARTICLE 8 : CLAUSES SPÉCIALES

 

Sauf si elle a prévenu l’équipe organisatrice au préalable, l’association qui n’a pas occupé son emplacement au moment de l’ouverture du Village associatif au public, sera considérée comme démissionnaire. Les organisateurs se réservent le droit de réaffecter ou de supprimer l’emplacement sans qu’aucune contestation ne puisse être émise par l’association.

L’association SEVE étant organisatrice de cette manifestation, toute infraction au présent règlement entraînera l’exclusion de l’exposant sans aucune réclamation possible de sa part.

Toutes les dispositions prises par l’association SEVE pour la bonne tenue du Village asso doivent être rigoureusement suivies par les associations. Si les circonstances obligeaient les organisateurs à modifier le plan d’installation, ils ne pourraient en être tenus pour responsables.

SEVE a souscrit une assurance couvrant les éventuels dommages. Toutefois, en cas de dommages matériels occasionnés par une association, l’association se réserve le droit de se retourner contre ladite association.

 

 

Rédigé à Saint-Martin-d’Hères le 1er juin 2017 par l’association SEVE.

 

 

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Campus en Fête
04 56 52 85 19
Programme en cours de finalisation

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